עסקים רבים נוהגים להחזיק חותמת מקצועית לחתימה על ניירת משרדית ועסקית שלהם.
זה יכול להיות צורך בחתימה על צ'ק, על חשבונית קבלה ללקוח, על תעודת משלוח או כל דבר שדורש אישור חתום על ידי מי מבעלי העסק. היתרון בחותמת הוא שגם אם בעלי העסק אינו בנמצא, המזכירה שלו רשאית לחתום עם חותמת החברה ובכך לאשר את הניירת.
חותמות ניתן להשיג כיום בצורות וגדלים שונים ומגוונים, החל מחותמות הכוללות עוסק מורשה או ח.פ. ושם העסק ועד לחותמות הכללות בנוסך לכך גם מספרי טלפון או אתרי אינטרנט למידע נוסף ומשמשות כפרסומת קטנה על כל ניירת חתומה.